تعليمات التوريد والاستلام (للموردين)

توطيداً لأواصر العلاقة المستمرة بين الشئون الصحية بالحرس الوطني وكافة الموردين والمقاولين الذين يشاركون الشئون الصحية شرف خدمة المرضى فأنه يسرنا أن نقدم هذه المعلومات والتعليمات والتي نأمل أن تكون مفيدة وتساهم في توضيح الطرق السليمة للتوريد والتسليم والاستلام والتي تؤدي بالتالي (إذا التزم المورد بها وطبقها) لحصوله على حقوقه ومستحقاته كاملة بدون تأخير. لضمان حقوق جميع الأطراف.

موقع ومهام قسم الاستلام بمدينة الملك عبد العزيز الطبية بالرياض:

• يقع مكتب الاستلام الرئيسي في إدارة المواد بمستودعات مدينة الملك عبد العزيز الطبية للحرس الوطني بالرياض ولتسهيل عملية الاستلام فقد تم وضع مكاتب استلام فرعية في كل مستودع (طبي ،صيدلاني وصناعي) كما يوجد مكتب آخر داخل المستشفى (بجانب مكتب البريد)، خاص باستلام البنود الغير مخزنة والبنود المخزنة التي يطلب توريدها مباشرة للجهات الطالبة.

• مهمة قسم الاستلام الرئيسية هي استلام جميع البنود المخزنة وغير المخزنة والتي يتم توريدها لمدينة الملك عبد العزيز الطبية بالرياض بناءً على أمر شراء صادر من الشئون الصحية للحرس الوطني.

• هو القسم المختص بتثبيت تاريخ التوريد في النظام (Oracle) حماية لحقوق الموردين المالية.

• يقوم بتوجيه المورد للمستودع المختص أو مرافقته لموقع الجهة الطالبة للبنود الغير مخزنه و التوريد المباشر.

• إعطاء المورد سند تقرير استلام مواد (MRR) موضحاً فيه التفاصيل اللازمة مثل تاريخ التوريد ،الكمية ،قيمتها، وصف البند،..الخ.

• أو سند استلام مؤقت حتى تزول معوقات الاستلام وتستكمل بنود وشروط الاستلام المقرة والمتفق عليها عند التعاقد إذا تعذر استلامها في نفس وقت التوريد.

• هو الجهة المخولة بطباعة وتسليم تقرير استلام المواد ، لذا يعتبر من متطلبات المطالبات المالية ولا يحق للمورد بدونه البدء بالمطالبة بحقوقه ، ويجب إرفاقه مع بقية المستندات مثل الفاتورة التي يجب أيضا أن تكون مطابقة لما ورد بتقرير الاستلام وتقديمها للإدارة المالية بالشئون الصحية بمدينة الملك عبد العزيز الطبية بالرياض لتبدأ عملية إجراءات الدفع المتبعة بالشئون الصحية/ والأنظمة الحكومية المعتمدة لدفع حقوق الموردين.
  

المسئوليات:

يختص قسم الاستلام باستلام كافة البنود العينية التي تخص مدينة الملك عبد العزيز الطبية للحرس الوطني بالرياض سواء المخزنة (طبية، صيدلانية وصناعية) أو غير البنود المخزنة وكذلك كافة الأجهزة والمعدات والأثاث والبنود المختلفة الأخرى.

أما الخدمات بكافة فروعها واختلاف طبيعتها فاستلامها يتم من خلال الممثل الفني (PTR) الذي تحدده الشئون الصحية بالحرس الوطني لكل عقد خدمات.

تنبيه وتأكيد:

لا يحق للمورد المطالبة بحقوقه المالية قبل حصوله على تقرير استلام المواد (MRR) وإرفاقه مع معاملة المطالبة التي تقدم للإدارة المالية بالشئون الصحية للحرس الوطني.

ولذلك يجب على كافة الموردين ، التأكد من أن التوريد قد تم من خلال قسم الاستلام التابع لإدارة المواد لأي بند يتم توريده، لتتم معاينته وفحصه وجرده ومن ثم إعطاء المورد (تقرير استلام مواد) وعلى المورد مراجعته والتأكد من صحته و إبداء ملاحظاته - إن وجد - قبل مغادرة الموقع.

متطلبات وشروط الاستلام :

عند التوريد على المورد إحضار المستندات التالية مع البنود التي يقوم بتوريدها:-

• إشعار توريد معد بوضوح من قبل المورد موضحاً فيه رقم البند والكمية الموردة والوصف كما ورد في أمر الشراء وكذلك عدد التشغيلات (Lot NOs) بالنسبة للبنود الطبية والصيدلانية.

• صورة لأمر الشراء المجدول / العادي (Standard PO.).

• أو أمر التوريد بالنسبة لأوامر الشراء الغير مجدوله (المفتوحة) (Blanket PO.).

• أو وللحالات الملحة فقط ،يكتفى مؤقتاً بصورة للتعميد ويعطى المورد سند (استلام مؤقت) لحين الانتهاء من إجراءات إصدار أمر الشراء في النظام (oracle) وعلى المورد (مراجعة قسم الاستلام مباشرة حال استلامه أمر الشراء (PO)) ليتم تثبيت تاريخ التوريد في النظام تفادياً لتطبيق جزاءات تأخير بواسطة النظام الآلي.

• يعطى المورد تقرير استلام مواد (MRR) نهائي فقط عند اكتمال شروط الاستلام.

مميزات التوريد الصحيح (خلال قسم الاستلام):

• الحصول على تقرير استلام المواد (MRR) مثبتاً فيه تاريخ التوريد والكمية وقيمة البنود المستلمة لضمان استلام المورد لحقوقه كاملة وتفادي جزاءات تأخير أو تعطل إجراءات الدفع.
• 
  
• أو الحصول على "سند استلام مؤقت" مثبت فيه تاريخ التوريد للحالات التي يطلب فيها من المورد التوريد قبل انتهاء إجراءات إصدار أمر شراء في النظام (Oracle) أو عند الحاجة لفحص البند / البنود الموردة من قبل القسم المختص في وقت لاحق ،أما في الحالة الثانية فيتم تثبيت تاريخ التوريد من قبل مأمور الاستلام في النظام تلقائياً في وقت الاستلام.
• 
  
• أو الحصول على نموذج رفـض موقع من المخولين، في حالة رفض البند / البنود، ويتم قبل ذلك تثبت الحالة وتاريخ التوريد والرفض في النظام (oracle) وكذلك يستطيع استرجاع البنود المرفوضة في نفس الوقت/الزيارة.

التوريد المباشر :

إن التوريد المباشر لا يعني التوريد مباشرة للجهة الطالبة أو للمستخدم دون المرور بقسم الاستلام وإنما يعني أن البنود الموردة لن تستلم وتخزن في مستودعات الشئون الصحية فقط.

ويبقى من الضروري بل يجب على المورد التوريد من خلال قسم الاستلام ما عدى في الحالات الطارئة والمستعجلة) خارج أوقات الدوام وإجازات نهاية الأسبوع والإجازات الرسمية) .

إن التوريد من خلال قسم الاستلام هي الطريقة النظامية التي من خلالها يضمن المورد الحصول على حقوقه كاملة حيث يتم تثبيت تاريخ التوريد في النظام الآلي (oracle) تفادياً لتطبيق جزاءات تأخير وفي نفس الوقت التأكد من استكمال الإجراءات النظامية تفادياً لضياع المستندات أو البنود.

جدول الموردين الأسبوعي:

تفادياً لتأخير مندوبي الموردين ولتنظيم إجراءات التسليم والاستلام في مستودعات مدينة الملك عبد العزيز الطبية للحرس الوطني بالرياض، فقد تم وضع جدول توريد أسبوعي للموردين متناسباً مع الكميات وساعات العمل وعدد البنود التي يتم توريدها من قبل الموردين ويتم دراسة الجدول وتقبل الملاحظات من الموردين والأقسام المعنية وتعديله من حين لآخر.

لذا، نأمل من الجميع الالتزام بالتوريد حسب الأيام المحددة لكل مورد تفادياً لرفض استلام الشحنة الموردة أو استلام جزء منها فقط وحسب حاجة الشئون الصحية الملحة واضعين في الاعتبار خدمة المريض وقد يطلب من المورد العودة ببقية الكمية لتوريدها حسب الجدول المعتمد.

البنود المرفوضة:

عند رفض أي بند / بنود من قبل قسم الاستلام في الشئون الصحية لأي سبب كان فأنه يجب على المورد استرجاع البنود المرفوضة ونقلها خارج حرم مستودعات الشئون الصحية مباشرة بعد حصوله على (نموذج الرفـض) للبنود التي يتم معاينتها وفحصها (في الموقع) من قبل قسم الاستلام ،ومراجعة قسم التخطيط بالنسبة للبنود المخزنة (Stock items).

أما البنود التي تم استلامها (مؤقتاً) ليتم فحصها من قبل المختصين في وقت لاحق ويتبين عدم مطابقتها للمواصفات أو رفضت لأي سبب كان فيجب حضور ممثل المورد ومعه سند الاستلام المؤقت لاستلامها وبأسرع وقت ممكن من تاريخ إشعاره بالرفض سواء أستلم الإشعار يدوياً أو من خلال الفاكس، الهاتف أو البريد الإلكتروني على أن لا تتجاوز المدة النظامية وهي (أسبوعين) كحد أقصى،.

ولا تعتبر الشئون الصحية مسئولة عن تلف أو ضياع أي بند بعد انقضاء تلك المهلة ولها الحق بالتخلص من أي بند بالطريقة التي تراها مناسبة بعد انتهاء المهلة المشار إليها أعلاه ولا يحق للمورد نظاماً بعد ذلك المطالبة بأي تعويض.

ختم الوقت وتصاريح الدخول للمستودعات.

إن تصريح الدخول هو من الإجراءات المهمة لتنظيم عملية الدخول والخروج وتحديد أوقاتها بختم تاريخ ووقت الحضور على المستندات لضبط سرعة إنجاز إجراءات التسليم والاستلام عند التوريد لمستودعات مدينة الملك عبد العزيز الطبية للحرس الوطني بالرياض، لذا نأمل التأكد من ختم الوقت والتاريخ عند طلب "تصريح الدخول" من مكتب الاستقبال بقسم الاستلام.

مراحل الاستلام وجزاءات التأخير :

حسب النظام المطبق بالشئون الصحية للحرس الوطني والمبني على أنظمة الدولة فان عملية استلام البنود من المورد تمر في ثلاثة مراحل وهي :

• الاستلام الابتدائي (Receiving)

• الفحص (inspection/acceptance)

• الاستلام النهائي (Delivery)

تنتهي في الغالب في الغالب جميع المراحل المذكورة أعلاه وخاصة عند استلام البنود المخزنة (Stock items) خلال دقائق معدودة ما لم تكن الكمية كبيرة جداً أو هناك أسباب أخرى مثل وجود ملاحظات على الشحنة سواء تاريخ الصلاحية أو حالة البند أو اختلاف الكمية المذكورة عن الكمية الفعلية ...الخ

علماً بان بعض البنود لا يمكن إنهاء جميع إجراءات استلامها في نفس اليوم ،بل ربما يستغرق فتره تتجاوز الأسبوعين ، مثل الأجهزة والمعدات التي تحتاج لتركيب وتشغيل وفحص أو لوجود نواقص أو ملاحظات وخلافه.

في جميع الأحوال ولكي يضمن المورد استلامه لحقوقه كاملة وعدم تطبيق جزاءات تأخير غير عادلة فما عليه سوى إتباع التالي:

وحيث أن جزاءات تأخير التوريد تطبق بناءً على تاريخ (الاستلام الابتدائي) أو (الاستلام المؤقت) وقسم الاستلام هو الجهة/القسم المخول نظاماً بإصدارهما فمن المهم التأكد من التوريد خلال القسم المختص (قسم الاستلام).

في بعض الحالات يتعامل القسم مع إمكانية التوريد للموقع مباشرة كتوريد المعدات وما شابهها بشرط الإشعار والتنسيق المسبق مع مسئولي قسم الاستلام، ليتم إرسال مأمور استلام للموقع الذي سيتم التوريد فيه ويكون في استقبالهم ومعه المختصين ليتم بعدها تلقائياً تثبيت تاريخ التوريد في النظام المعتمد (oracle)وتحفظ الحقوق.

أرقام قسم الاستلام بمدينة الملك عبد العزيز الطبية بالرياض:

الرقم العام للمستشفى : 8011111

مكتب المدير : 47300

مكتب السكرتارية : 44339

مكتب المشرف : 47344

مكتب الاستقبال : 47347

مكتب استلام المواد الغير مخزنة تحويله : 10227